Январь 2022
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
« Дек    
 12
3456789
10111213141516
17181920212223
24252627282930
31  
31c27bb8

Архивная обработка документов — что это такое.

В ходе жизнедеятельности любой организации образовывается большое количество различных документов. Практически у всех людей «бумажка с печатью» вызывает робкое отношение, даже если это элементарная затратная, счет или доверенность. Это, в какой-нибудь стадии, правильно, так как любой документ укрепляет факт совершения какой-нибудь управленческой, внимательной или денежной процедуры или намерения сделать ее. Вопрос в другом — все бумаги имеют различные сроки хранения, исходя из их утилитарной (и знаменательной) ценности, и правила обработки и предстоящего хранения для них также различные. Сроки хранения документов устанавливают особые списки, про это мы говорили в другой публикации. Если вас интересует архивная обработка документов, обратитесь на прекрасный сайт docexp.ru.

Абсолютное большинство документов организаций имеют период хранения до 5 лет, затем подлежат устранению. Как следствие, и правила обработки и хранения для них достаточно элементарные. Главное условие — бумаги должны быть систематизированы или по вариантам (к примеру, накладные в отдельности, счета в отдельности), или по принадлежности к контрагенту (все бумаги по взаимоотношениям с ООО «Кактус» находятся в одной папке, по работе с банком — в другой, корреспонденция с налоговой — в 3-ей и т.п.). Необходимое условие — последовательный момент, например, календарный год (из этого правила. Обвивать или сшивать бумаги временного хранения не обязательно, довольно держать их в изолированных папках, однако в архивном переплете есть несколько безусловных преимуществ:

исключена невольная потеря документа при функционировании с папкой;
благодаря жесткой картонной обложке бумажки предохранены от машинных действий и лучей солнца;
после переплета размер, занимаемый бумагами в обычных папках-регистраторах, понижается приблизительно на тридцать процентов. И, в конце концов, внешний облик заплетенных документов намного солиднее, чем в неоднородных папках.

Не менее жесткие требования к бумагам регулярного, долгих сроков хранения (более 10 лет) и по собственному составу (профессиональных). Они подлежат абсолютному декорированию — складываются по некоторым требованиям, в обязательном порядке переплетаются, листы дела нумеруются (строго элементарным карандашом в правом высшем углу листка). Также в обязательном порядке содержание листа-заверителя в конце дела и формирование обложки с наполнением нужных реквизитов (наименование организации, регистрирующий индекс дела, даты, заголовок и другие.). Для удобства наполнения на обложке проставляются особые стандарты.

Если вашей организации необходимы архивно-переплетные услуги — компания «Архивная Студия» готова помочь с решением почти любых вопросов, сопряженных с архивом. Посетите наш сайт, расписывайтесь на канал, читайте иные наши публикации — будем рады.

Оставить комментарий

Посетители сайта
Яндекс.Метрика